Virkatodistus ja sukuselvitys

Virkatodistuksia on kahdentyyppisiä.

1) Perushenkilötiedot sisältävään virkatodistukseen merkitään käyttötarkoituksesta riippuen perushenkilötiedot myös puolisosta ja/tai lapsista ja/tai vanhemmista.

2) Sukuselvitysmuotoinen virkatodistus on tietosisällöltään laajempi. Siihen merkitään mm. muuttotiedot ja maininnat puolisosta ja lapsista. Jos henkilöllä ei ole lapsia, todistukseen merkitään vanhemmat ja sisarukset, mikäli heistä on tiedot Paimion, Sauvo-Karunan, Sauvon tai Karunan kirkonkirjoissa.

Huomio! Sukuselvitys ei ole sama asia kuin sukututkimus. Sukututkimuksesta saat tietoa tästä linkistä.

Paimion seurakunnan kirkkoherranvirastosta tai Sauvon seurakuntatoimistosta voi tilata virkatodistuksia ja sukuselvityksiä

  • Paimion seurakunnan nykyisistä ja entisistä jäsenistä
  • Sauvo-Karunan seurakunnan entisistä jäsenistä
  • Sauvon seurakunnan entisistä jäsenistä
  • Karunan seurakunnan entisistä jäsenistä

Kirkkoherranviraston ja Sauvon seurakuntatoimiston yhteystiedot:

Kirkkoherranvirasto

Puhelinnumero: 044 7373 500
Käyntiosoite: Pyölintie 3, 21530 Paimio
Aukioloajat: ma-to klo 9-13

Ke 14.4. suljettu.

 

Koronaepidemian pahennuttua Paimiossa ja Sauvossa palvelut toistaiseksi vain puhelin- tai sähköpostipalveluna.

Sauvon seurakuntatoimisto

Puhelinnumero: (02) 4746 100
Käyntiosoite: Pappilantie 2, 21570 Sauvo.
Aukioloajat: 
ti klo 9.15-12 sekä klo 15-17. Tiistain ilta-aikaa ei ole toistaiseksi seurakuntatoimiston palvellessa vain puhelinpalveluna.
pe klo 9.15-12.

Virkatodistuksen tilaaminen

Yksityisille ja yrityksille on omat tilauslomakkeensa. Tilauksen voi tehdä myös puhelimitse soittamalla kirkkoherranvirastoon tai sähköpostitse osoitteeseen paimio.srk(at) evl.fi. Huom! Älä laita sähköpostiviestin tilaustietoihin henkilötunnusta tietoturvasyistä. Valmis virkatodistus lähetetään postitse. Virkatodistuksen voi myös noutaa erikseen sovittaessa kirkkoherranvirastosta tai seurakuntatoimistosta. 

Virkatodistuksen tilaamiselle peruste

Virkatodistuksen antaminen edellyttää aina hyväksyttyä käyttötarkoitusta, kuten perunkirjoitusta, perinnönjakoa tai pankkia varten hoidettaessa kuolleen henkilön raha-asioita. Virkatodistuksen sisältö riippuu käyttötarkoituksesta.

Todistuksen voi tilata puhelimitse tai asioimalla henkilökohtaisesti kirkkoherranvirastossa. Sähköpostitse tehtävää tilausta ei suositella.
Huomioithan, että meillä ei voi maksaa pankkikortilla.

Mikäli tilaus kuitenkin tehdään sähköpostitse, tulee tilaus lähettää osoitteeseen paimio.srk@evl.fi

1.3.2010 voimaan astuneen lain mukaan (laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista 661/2009) on tilaajan nimi- ja yhteystiedot kirjattava tilauksen yhteydessä.

Tietoja ei anneta puhelimitse.

Jos virkatodistus tilataan perunkirjoitusta varten,  on tilauksessa aina mainittava, kenen perunkirjoitus on kyseessä.

Sukuselvitys

Sukuselvitys on ote henkilöä tai perhettä koskevista kirkonkirjaan tehdyistä merkinnöistä.

Sukuselvitystä tarvitaan yleisimmin perunkirjoitukseen ja kuolinpesän asioiden hoitoon.

Vainajasta tilataan sukuselvitys perunkirjoitusta varten siitä seurakunnasta, jonka jäsen vainaja oli kuollessaan; tämä todistus kattaa vainajan perhesuhdetiedot kuolemaa edeltävältä ajalta takautuvasti 1.10.1999 asti (vainajasta ei tarvitse tilata erillisiä todistuksia mahdollisista muista Suomen ev.lut. kirkon seurakunnista, joissa hän on ollut jäsen 1.10.1999 jälkeen).

Todistukset vainajasta 1.10.1999 edeltävältä ajalta tilataan niistä ev.lut. seurakunnista tai muista rekistereistä, joissa hän on tuolloin ollut kirjoilla.

Jos on tiedossa, että henkilö, jonka sukuselvityksestä on kyse, on ollut eläessään jäsenenä rajan taakse jääneessä lakkautetussa seurakunnassa, tilataan sen aikaiset tiedot Mikkelin maakunta-arkistostaLinkki avautuu uudessa välilehdessä.

Mikäli henkilö ei ole kuulunut seurakuntaan, tilataan sukuselvitys siltä ajalta Digi- ja väestötietovirastosta.Linkki avautuu uudessa välilehdessä

Huom! Mikäli sukuselvityksessä on henkilön (esim. puoliso, lapset)  kohdalla maininta ‘elää’, hänestä ei tarvita erillistä elää-todistusta.

Elää-todistus

Ns. elää-todistus eli todistus elossa olevasta ev.lut. kirkon jäsenestä tilataan siitä ev.lut. seurakunnasta, jossa hän on kirjoilla. Jos vainajasta tehtävässä virkatodistuksessa on puolison tai jälkeläisten kohdalla elää-tieto, heistä ei tarvitse erillistä elää-todistusta, vaikka he olisivat kirjoilla eri seurakunnassa kuin vainaja oli ennen kuolemaansa.

Mikäli henkilö ei ole kuulunut seurakuntaan, tilataan elää-todistus maistraatista.

HUOM! Sukuselvitystä ei saa käyttää sukutukimukseen. Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009) 51 §:ssä säädetään siitä, että luovutettuja tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on luovutettu.

Virkatodistusmaksut

Kirkkolain 16 luvun 11 §:n 2 momentin mukaan Kirkkohallitus määrää tietojen luovuttamisesta perittävän maksun. Seurakunnat ja keskusrekisterit ovat velvollisia noudattamaan määrättyjä maksuja.

1.1.2020 voimaan tulleet maksut

Maksuttomat todistukset

Maksuttomia todistuksia ovat todistus avioliiton esteiden tutkinnasta sekä muut lain mukaan maksuttomasti annettavat todistukset.

Virkatodistuksen hinta

  1. Manuaalisesti laadittavasta todistuksesta:
    a) 9 euroa, jos siihen haetaan tietoa perhelehdistä
    b) 9 euroa, jos siihen haetaan tietoa kirjamuotoisista kirkonkirjoista ja tiedot koskevat todistuksen päähenkilön yksittäistä avioliitto-, muutto- tai kuolintietoa tai kirkollista toimitusta
    c) 30 euroa muusta kuin b)-kohdassa tarkoitetusta kirkonkirjojen tietojen perusteella laaditusta todistuksesta. Jos saman sisältöisiä todistuksia tilataan kaksi tai useampia eri käyttötarkoituksiin, kaikista todistuksista veloitetaan alkuperäisen todistuksen hinta.
     
  2. Kirkon yhteisestä jäsentietojärjestelmästä KirDi-toiminnallisuudella laaditusta todistuksesta päähenkilön osalta 45 euroa ja päähenkilöön liittyvästä todistuksesta 9 euroa; jokaisesta henkilöstä laaditaan oma todistus; elossa olevat lapset merkitään kuitenkin vanhempien todistukseen; jos saman sisältöisiä todistuksia tilataan kaksi tai useampia eri käyttötarkoituksiin, niin kaikista todistuksista veloitetaan alkuperäisen todistuksen hinta. Näitä virkatodistuksia tehdään toistaiseksi muutamissa seurakunnissa. Paimion seurakunnassa ei näitä todistuksia tehdä.
     
  3. Kirkon yhteisestä jäsentietojärjestelmästä henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi tulostettu seurakunnan jäsenen yksittäisiä tietoja koskeva todistus (elää-todistus) 9 euroa.
     
  4. Ote kastekirjasta, monikielinen virkatodistus ja englanninkielinen vihkitodistus 9 euroa.
     
  5. Sukututkimusta varten laadittavasta todistuksesta 45 euroa. Jos laatimisesta aiheutuu työtä enemmän kuin 30 minuuttia, veloitetaan lisämaksuna jokaiselta alkavalta 30 minuutin jaksolta 20 euroa.
     
  6. Tieteelliseen tutkimukseen annettavasta todistuksesta 45 euroa. Jos laatimisesta aiheutuu työtä enemmän kuin 30 minuuttia, veloitetaan lisämaksuna jokaiselta alkavalta 30 minuutin  jaksolta 20 euroa.
  7. Kirkonkirjojen tietoihin perustuvan, aiemmin laaditun todistuksen kopio 9 euroa.
     
  8. Digitoitujen kirkonkirjojen kuvatiedostojen kopioimisesta aiheutuva työ 45 euroa. Jos kopioimisesta aiheutuu työtä enemmän kuin 30 minuuttia, veloitetaan lisämaksuna jokaiselta alkavalta 30 minuutin jaksolta 20 euroa. Lisäksi veloitetaan kirkonkirjoihin perustuvan aineiston kopiosta 9 euroa kuvalta.

Muut maksut

Todistuksesta peritään toimitusmaksua 5,50 euroa, joka sisältää myös laskutuksen. Jos todistus noudetaan ja maksetaan samalla, siitä ei peritä toimitusmaksua.

Jos lasku lähetetään asiakkaan pyynnöstä eri osoitteeseen kuin todistus, veloitetaan sekä laskutuksesta että todistuksen toimituksesta 5,50 euroa. Postiennakolla lähetettävästä todistuksesta peritään postiennakkomaksu. Todistuksen lähettämisestä ulkomaille peritään lisäksi posti- ja pankkipalvelumaksut. Maksukehotuksesta veloitetaan 5 euroa. Uutta maksupäätöstä sovelletaan sen voimaantulon (1.1.2020) jälkeen vireille tulleisiin todistuspyyntöihin.